CARA MEMBANGUN INTERNET SOHO

CARA MEMBANGUN INTERNET SOHO

Kebutuhan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) semakin meningkat dan menjadi platform utama berbagai aktivitas kehidupan, bisnis maupun pemerintahan. Dokumen ini adalah paparan tentang bagaimana merencanakan dan membangun jaringan lokal dan Internet berikut aplikasinya untuk kebutuhan Perkantoran skala kecil dan menengah secara tepat guna. LAN dan Internet adalah infrastruktur dasar yang menjadi modal dasar penerapan dan pemanfaatan TIK.

Small Office Home Office (SOHO) memiliki keterbatasan sumber daya dan hambatan dalam mengadopsi TIK sebagai platform utama aktivitasnya. Diperlukan assesment yang akurat, perencanaan yang matang, implementasi yang cermat, pemilihan teknologi yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan biaya yang proporsional. Penerapan dan pemanfaatan TIK pada SOHO harus mendorong percepatan dan peningkatan kinerja, menjadi solusi yang efektif dan efisien, bukan justru menjadi masalah baru.

SDM dan manajemen adalah asset terpenting dalam strategi penerapan dan pemanfaatan TIK. Proses pemberdayaan berkelanjutan terhadap elemen SDM dan manajemen akan mampu menghasilkan lingkungan yang adaptif, kondusif bagi penerapan dan pemanfaatan TIK. Budaya alih pengetahuan ditanamkan sebagai kesadaran bersama untuk mengembangkan fasilitas TIK sehingga dapat diandalkan sebagai platform utama aktivitas SOHO dan optimalisasi kinerja.

Evolusi Berkelanjutan

Aspek terpenting yang harus diperhatikan dalam penerapan dan pemanfaatan TIK adalah terjadinya perubahan terus menerus di setiap lini aktivitas. Terjadi transformasi fungsi mekanik dan manual menjadi fungsi elektronik dan otomatisasi, format data berubah dari format fisik menjadi digital, aktivitas nyata menjadi aktivitas maya.

Akibat positifnya adalah efisiensi ruang dan waktu, percepatan proses, peningkatan kinerja dan reduksi biaya. Akibat negatifnya adalah hilangnya sejumlah fungsi, struktur dan aktivitas serta kertergantungan terhadap Teknologi. Lingkungan dan budaya kerja akan berubah secara drastis, apabila tidak disikapi dengan bijaksana oleh manajemen akan menimbulkan shock, friksi dan resistensi karena harus senantiasa beradaptasi.

TIK terus mengalami perubahan yang cenderung makin singkat periodisasinya sehingga menuntut kemampuan adaptasi tinggi dan penguasaan pengetahuan agar dapat memilih Teknologi yang paling sesuai dengan kebutuhan secara proporsional. Kemampuan adaptasi ditingkatkan dengan menambah pengetahuan dan pengalaman baru (continuous learning – belajar berkelanjutan) secara proporsional.

Perlu kesadaran bersama bahwa penerapan dan pemanfaatan TIK bukanlah sebuah pilihan melainkan tuntutan yang harus dipenuhi agar dapat bertahan, tetap survive, tidak tertinggal dan terisolasi dari interaksi lingkungan yang lebih luas. Perubahan berkelanjutan dengan percepatan yang semakin meningkat adalah kondisi yang tidak dapat dihindari dan proses yang harus dilalui. Justru penguasaan dan kemampuan pemanfaatan TIK harus dapat menjadi sarana mencapai keunggulan.

Salah satu bagian dari kesadaran bersama tersebut, adalah fokus dan prioritas secara proporsional. TIK meskipun harus dipelajari dan dikuasai, namun bukanlah tujuan utama. TIK adalah fasilitas, sarana yang akan dimanfaatkan untuk mencapai tujuan utama, optimalisasi dan peningkatan kinerja.

Definisi SOHO

Definisi SOHO dalam dokumen ini menggunakan terminologi teknis, yaitu Perkantoran skala kecil dan menengah yang membutuhkan jaringan lokal (Local Area Network – LAN) dengan skala kurang dari 50 unit perangkat komputer di satu tempat, tidak tersebar atau memiliki cabang di sejumlah lokasi geografis yang terpisah atau tersebar di banyak tempat.

Hardware

Kebutuhan utama perangkat TIK pada umumnya adalah komputer personal (PC) dan perlengkapan pendukungnya untuk sebagian atau semua orang berdasarkan kebutuhan fungsi kerjanya. Untuk menentukan kebutuhan hardware secara proporsional, perlu dilakukan inventarisasi menyeluruh pada setiap orang berdasarkan job description (ruang lingkup pekerjaan) dan lingkungannya serta proyeksi tugas dan beban pekerjaan ke depan (dalam periode tertentu yang diprediksikan – penting untuk penyesuaian umur teknologi yang akan digunakan).

Metode quisioner dapat digunakan sebagai pendekatan inventarisasi, untuk mendapatkan preferensi kebutuhan hardware calon pengguna secara akurat. Site plan (lay out penempatan hardware) dan aspek ergonomis juga menjadi pertimbangan penting, karena kenyamanan adalah salah satu faktor yang menentukan tingkat kinerja pengguna. Sebagian pengguna, berdasarkan fungsi dan tuntutan kebutuhan pekerjaan, mungkin membutuhkan spesifikasi hardware khusus yang berbeda.

Kapasitas penyimpanan dan memory serta kemampuan CPU harus dapat melayani peningkatan beban kerja dalam jangka waktu lama. Meski sering kurang ekonomis, spesifikasi hardware harus tetap memungkinkan dilakukan upgrade untuk menyiasati tuntutan peningkatan kinerja jangka pendek sebelum umur ekonomis dan teknologinya habis. Investasi hardware sebaiknya memilih teknologi satu, dua tingkat dibawah yang terbaru, yang sudah mapan/stabil dan diproduksi massal sehingga harganya terjangkau namun umur ekonomis dan teknologinya masih relatif panjang. Analisa proyeksi kapasitas untuk memenuhi kebutuhan ini disebut dengan capacity planning.

Beberapa perangkat pendukung juga harus diperhatikan dengan cermat berdasarkan spesifikasi dan fungsi yang dibutuhkan. Beberapa divisi dalam kantor mungkin membutuhkan printer, scanner dan mesin fax yang terpisah, namun divisi lain cukup dilayani dengan mesin 3 in 1 (printer, scanner, fax). Divisi operasional yang bekerja 24 jam, sebaiknya menggunakan monitor LCD yang hemat energi dan aman untuk kesehatan mata penggunanya. Divisi produksi mungkin perlu perangkat multimedia tambahan, scanner dan printer laser warna dengan resolusi tinggi atau desktop khusus untuk proses multimedia. PC Desktop tertentu, ternyata membutuhkan sistem pedingin tambahan dan Direksi yang sering berpindah tempat akan lebih nyaman menggunakan notebook.

Kualitas hardware harus menjadi pertimbangan utama disamping ketersediaan suku cadang dan layanan purna jual yang terkait dengan kredibilitas pemasok. Harga merupakan faktor yang penting, namun tidak boleh mengorbankan kualitas dan jaminan purna jual pemasok. Kualitas hardware dan layanan purna jual yang buruk justru mengakibatkan penurunan kinerja, hambatan produksi dan timbulnya biaya operasional serta perawatan yang tinggi dan tidak terduga. Seringkali dukungan pemasok justru lebih dibutuhkan dibanding nama besar brand tertentu.

Dalam hal perawatan, selain mengandalkan layanan purna jual dari pemasok, patut dipertimbangkan keberadaan Tim Teknis internal sebagai solusi bagi permasalahan operasional yang bersifat rutin atau untuk mengatasi gangguan kecil (minor problems). Tim Teknis ini juga bisa difungsikan sebagai agen alih pengetahuan, melakukan analisa dan kajian, memberikan rekomendasi kepada manajemen ketika akan melakukan investasi Teknologi baru atau pembaharuan. Tergantung pada skala dan frekuensi insiden, dibandingkan dengan biaya tetap yang harus dikeluarkan, fungsi Tim Teknis bisa digantikan solusi outsourcing serta konsultan profesional insidentil maupun kontrak dalam periode tertentu.

Software

Investasi perangkat lunak sering membutuhkan biaya yang lebih besar dibanding hardware. Sehingga hasil inventarisasi kebutuhan dan perencanaan perangkat lunak sangat menentukan keputusan untuk menggunakan atau tidak menggunakan aplikasi tertentu. Biaya yang harus dikeluarkan bukan hanya untuk pembelian perangkat lunak, namun juga untuk dukungan (support) dari pemasok, pelatihan dan alih pengetahuan bagi pengguna dan teknisi (SDM), pembaharuan (upgrade), peralihan (migrasi) dan kadangkala juga diperlukan integrasi antar aplikasi serta legalitas.

Investasi ini sering diistilahkan dengan Biaya Kepemilikan Perangkat Lunak (Total Cost Of Ownership). Tingkat TCO terbaik dapat diketahui dengan cara perbandingan sejumlah alternatif pilihan perangkat lunak. Total pembiayaan yang harus dikeluarkan untuk seluruh aspek yang terkait perangkat lunak tersebut dihitung selama jangka waktu tertentu (umur ekonomis dan umur teknologi). Nilai TOC yang lebih rendah menunjukkan pilihan alternatif tersebut lebih efisien dari segi pembiayaan dan investasi.

Pemilihan perangkat lunak tidak hanya ditentukan oleh faktor biaya (TOC) saja, namun juga harus mempertimbangkan faktor intangible seperti kemudahan adaptasi pengguna, tingkat kenyamanan dan ketahanan terhadap gangguan, navigasi program, format standar, resiko keamanan dsb. yang bisa disusun dalam sebuah Index Preferensi Pengguna (perangkat lunak).

Faktor utama yang paling menentukan dalam investasi perangkat lunak adalah pilihan Sistem Operasi (Operating System), karena OS menentukan platform selanjutnya yang akan digunakan oleh semua jenis aplikasi yang akan digunakan untuk berbagai keperluan. Pilihan pertama menggunakan platform proprietary (tertutup), pilihan kedua menggunakan platform open source (terbuka). Gambaran secara umum platform proprietary bekerja dengan cara menciptakan ketergantungan pada satu produk dan Teknologi. Sementara platform open source bekerja dengan cara sebaliknya, memberikan kebebasan pilihan produk dan teknologi, bahkan terbuka kemungkinan merancang bangun aplikasi sendiri.

Dalam masalah pembiayaan, platform open source, meskipun bebas dan terbuka namun tidak identik dengan gratis. Perangkat lunak pada platform open source memang tidak diperjualbelikan, namun tetap ada biaya untuk dukungan teknis (support), pelatihan dsb. Dalam perhitungan TOC, tidak selalu platform open source akan lebih murah dibandingkan platform proprietary. Dalam Index Preferensi Pengguna, nilai platform open source juga belum tentu lebih tinggi dibandingkan platform proprietary, tergantung pada kebutuhan dan kemampuan setiap lembaga. Platform open source secara umum unggul dalam hal aplikasi jaringan dan keamanan, sementara platform proprietary unggul dalam hal aplikasi desktop dan kemudahan navigasi (karena faktor kebiasaan pengguna).

Sebelum menjatuhkan pilihan pada salah satu platform harus dilakukan kajian dan perbandingan mendalam dengan memperhatikan faktor external seperti kecenderungan pengembangan pada setiap platform dan juga berbagai aplikasi yang berjalan di atasnya serta proyeksi jangka panjangnya (road map). Hal ini penting dilakukan sejak awal karena biaya, sumber daya yang timbul akibat perubahan dan migrasi platform sangat besar dan potensial menimbulkan permasalahan sampingan yang akan berkepanjangan dan mengganggu kinerja, justru menurunkan produktivitas.

Aplikasi utama yang berjalan pada lingkungan SOHO umumnya adalah perangkat lunak perkantoran, seperti pengolah kata (word processor), pengolah angka (spreadsheet), presentasi dan pengolah data sederhana (database), pembuat tabel (table, flow chart), manipulasi grafis (graphics design) dan juga manajemen proyek (project management). Terdapat pilihan yang sama kuat dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing di platform open source maupun proprietary, baik yang berbayar maupun tidak (gratis) dengan bentuk dukungan (support) yang berbeda juga.

Yang perlu diperhatikan untuk aplikasi perkantoran adalah format data. Pada sebagian aplikasi seperti pengolah kata, angka, presentasi dan sebagian database memungkinkan pertukaran antar platform (cross platform) dengan tingkat kesesuaian hingga 90% karena mengikuti standar yang terbuka. Demikian juga kemiripan navigasi antar muka (interface) aplikasi di kedua platform, memudahkan peralihan (migrasi) bagi pengguna dan bisa bersifat saling melengkapi (komplementer).

Untuk aplikasi khusus seperti desain grafis (graphics design), multimedia, desain CAD/CAM, aplikasi teknis spesifik (operasi matematis, permodelan, simulator dsb.), manajemen proyek setiap platform memiliki pilihan dan solusinya masing-masing namun dengan tingkat interoperabilitas dan format data yang saling berbeda sehingga untuk aplikasi khusus ini, pilihan platform akan sangat mempengaruhi. Sebenarnya, karena tuntutan kebutuhan aplikasi khusus, kedua platform ini dapat digunakan secara berdampingan. Artinya, kedua platform dipilih namun digunakan untuk kebutuhan dan jenis aplikasi yang berbeda. Misalnya, aplikasi desktop dan jaringan perkantoran menggunakan platform open source, sementara untuk aplikasi khusus menggunakan platform proprietary.

Berbagai aplikasi utility dan tools juga diperlukan untuk melakukan perawatan berkala agar kinerja perangkat lunak dan jaringan tetap berada dalam kondisi optimal dan sebagai pencegahan sekaligus perbaikan terhadap kemungkinan gangguan seperti virus, trojan, malware, spyware hingga spam. Kedua platform menyediakan banyak pilihan aplikasi utility dan tools pada tingkat yang berbeda tergantung kebutuhan pemanfaatannya.

Peningkatan kebutuhan dan bertambahnya aplikasi dengan sendirinya akan meningkatkan kebutuhan terhadap jenis utility dan tools yang berbeda. Yang perlu diperhitungkan adalah, aplikasi utility dan tools juga membutuhkan sumber daya (resource) perangkat keras sehingga berpotensi menurunkan performa. Sehingga dalam perencanaan kapasitas (capacity planning) kebutuhan spesifikasi perangkat keras akan berhubungan erat dengan kebutuhan aplikasi (termasuk utility dan tools).

Teknologi Jaringan

Pada lingkungan SOHO, dibutuhkan interaksi, kolaborasi dan integrasi antar bagian dan pengguna. Dengan teknologi jaringan lokal (LAN), kebutuhan ini bisa diwujudkan. Sumber daya perangkat keras yang terbatas (printer, scanner, fax) dapat dipergunakan bersama (berbagi pakai) melalui LAN sehingga meningkatkan efisiensi investasi. Pertukaran data, komunikasi antar pengguna juga dapat dilakukan melalui fasilitas LAN termasuk pengendalian dan pengawasan.

Biaya yang dibutuhkan untuk membangun LAN telah semakin terjangkau dan teknologi yang tersedia semakin mengarah kepada platform open standard (standar terbuka) yang menjamin interoperabilitas antar perangkat keras dan perangkat lunak aplikasinya. LAN yang banyak digunakan saat ini berbasis teknologi generik disebut Ethernet dengan menggunakan protocol TCP/IP. Jaringan telekomunikasi juga mulai beralih menggunakan TCP/IP sebagai platform utama.

TCP/IP sendiri adalah platform tunggal yang digunakan oleh Internet, sehingga LAN berbasis protokol TCP/IP disebut juga dengan Intranet. TCP/IP adalah standar terbuka milik publik sehingga tidak bergantung kepada salah satu produsen, pemilik teknologi. TCP/IP masih terus dikembangkan oleh IETF (Internet Engineering Task Force), badan independen yang mengatur perkembangan teknologi Internet. IETF dibentuk dan dijalankan oleh komunitas, publik Internet di seluruh dunia.

Secara fisik LAN terdiri atas perangkat antar muka (interface) jaringan yang umumnya berupa NIC (network interface adapter) yang terpisah atau terintegrasi dalam perangkat komputer. LAN didukung sejumlah perangkat tambahan (peripheral) yang berfungsi sebagai penghubung (hub/switch) serta perangkat pengendali jaringan (router, firewall dsb.). Semua perangkat ini dihubungkan melalui media kabel dan atau nir kabel (wireless) dengan berbagai macam topologi (bentuk jaringan).

Pilihan teknologi dan perangkat keras jaringan terutama harus memperhatikan masalah standar dan perencanaan kebutuhan kapasitas (capacity planning). LAN adalah tulang punggung (backbone) yang menjadi media transport data, sehingga kecukupan kapasitas dan reliabilitas akan menentukan tingkat kinerja keseluruhan sistem. Meskipun umumnya setiap pengguna yang terhubung dalam jaringan akan lebih banyak bekerja secara stand alone (berdiri sendiri), namun kecenderungan aplikasi saat ini mengarah pada jenis aplikasi yang digunakan secara bersama dan berbagi pakai (groupware) dengan memanfaatkan LAN atau setidaknya data yang dipertukarkan dipusatkan pada satu server yang hanya bisa diakses melalui LAN.

Ada banyak jenis media kabel, namun yang umum digunakan adalah UTP/STP (Unshielded/Shielded Twisted Pair). Kabel UTP/STP mampu mengalirkan data dengan kapasitas hingga 100 Mega Bits Per Second dan 1 Giga Bits Per Second, tergantung standar kabel yang digunakan. Untuk kapasitas Gbps dibutuhkan jenis perangkat jaringan yang sedikit berbeda dan harga yang lebih mahal, tergantung kebutuhan kapasitas jangka panjang. Kabel adalah media terbaik untuk membangun LAN karena bisa terus dikembangkan sesuai kebutuhan dan kapasitasnya sangat besar. Namun, implementasi jaringan kabel membutuhkan desain lay out yang pasti dan bersifat tetap (fixed).

Pilihan lain untuk media transmisi LAN adalah menggunakan teknologi nir kabel (wireless). Standar yang banyak digunakan adalah IEEE 802.11 a/b/g atau sering disebut dengan istilah WiFi. Teknologi ini mampu mengalirkan data dengan kapasitas hingga 100 Mbps secara berbagi pakai. Artinya makin banyak pengguna, maka daya tampungnya akan semakin berkurang. Kelemahan lain, teknologi nir kabel memanfaatkan sumber daya (resource) frekuensi yang terbatas dan tidak dapat diperbaharui. Sehingga, ketika kapasitasnya dan kepadatan penggunanya mencapai titik jenuh, maka jaringan akan mengalami degradasi kualitas dan reliabilitas secara signifikan.

Media nir kabel umumnya digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang bersifat portabel (sering berpindah tempat) dan atau mobile (bergerak). Untuk jaringan skala kecil dengan proyeksi pengembangan dan kebutuhan kapasitas yang statis serta meliputi area yang terbatas (radius 25 m) atau suatu jaringan yang bersifat sementara. Media nir kabel menjadi pilihan praktis karena fast deploy (cepat diimplementasikan) dan mudah dikonfigurasi tanpa dibatasi oleh kondisi lay out. Namun secara umum, jaringan nir kabel membutuhkan biaya investasi yang lebih tinggi apabila dibandingkan dengan media kabel, terutama dalam hal capacity handling (kemampuan menangani kapasitas).

Software Jaringan

Untuk mengendalikan dan memanfaatkan jaringan secara optimal, dibutuhkan berbagai aplikasi dan tools tambahan. Aplikasi dan tools ini tersedia di platform open source maupun proprietary dan pada umumnya menggunakan standar terbuka sehingga memungkinkan interoperabilitas. Untuk kebutuhan SOHO, beberapa aplikasi ini mungkin dibutuhkan:

- Aplikasi Groupware, adalah sistem manajemen kolaborasi antar pengguna jaringan. Melalui aplikasi ini pengguna dapat mendokumentasikan rincian aktivitasnya berikut seluruh dokumen dan personil terkait sehingga perkembangannya dapat diikuti oleh pengguna lain dan bila perlu diberi komentar. Aplikasi ini juga menyediakan fasilitas agenda, forum diskusi, white board (papan pengumuman), event reminder, manajemen proyek, email, pertukaran data, notifikasi bahkan berbagai template dan format transaksi kegiatan dan pelaporan. Aplikasi groupware bermanfaat untuk mengetahui hambatan suatu aktivitas dan juga memberikan penilaian terhadap kinerja dan produktifitas seseorang berdasarkan kriteria yang ditentukan manajemen.

- Aplikasi CRM, adalah sistem manajemen pelayanan pelanggan. Melalui aplikasi ini manajemen dapat mencatat berbagai transaksi yang berhubungan dengan pelanggan, termasuk komplain dan pencatatan status penanganan (follow up) terhadap transaksi tersebut. Aplikasi ini juga memberikan penilaian terhadap kinerja dan produktifitas petugas berdasarkan aktivitasnya dalam melayani pelanggan dan untuk mengetahui hambatan yang terjadi dalam pelayanan.

- Aplikasi Productivity Tools, adalah perangkat lunak pendukung yang dibutuhkan pengguna dan disediakan melalui jaringan. Beragam aplikasi jenis ini dapat disediakan oleh administrator.

- Aplikasi Network Monitoring, adalah sistem manajemen untuk memantau aktivitas dan kinerja jaringan termasuk melakukan pengaturan yang diperlukan serta memberikan peringatan atau respon kepada pengguna apabila terjadi perubahan atau gangguan pada jaringan. Aplikasi ini dan aplikasi Network Accounting dapat dipergunakan sebagai alat bantu analisa dan evaluasi baik untuk kebutuhan perawatan jaringan rutin, tindakan pencegahan, perbaikan maupun untuk rencana pengembangan di masa depan.

Aplikasi jaringan akan membantu peningkatan kinerja pada lingkungan SOHO, namun seringkali juga memerlukan investasi tambahan di sisi perangkat keras dan perangkat lunak. Apabila aktivitas yang ada cukup kompleks dan melibatkan banyak detail pekerjaan, setidaknya aplikasi Groupware dan Network Monitoring akan selalu dibutuhkan dan mungkin menjadi solusi.

Akses Internet

Ada banyak alternatif teknologi dan media akses Internet, yang berbasis kabel (Dial Up, LC, xDSL, HFC, Fiber) atau nir kabel (WiFi, BWA, VSAT, GPRS, CDMA, WiMAX). Perbedaan teknologi dan media ini umumnya berkaitan dengan kapasitas, jenis layanan dan kualitasnya. Dari segi kapasitas, kecuali Dial Up dan xDSL yang digunakan sebagai distribusi last mile (ke end user), teknologi berbasis kabel mampu mengangkut data dengan kapasitas besar (hingga 2 Mbps) per saluran, ditujukan untuk jenis layanan backbone dan karenanya memiliki kualitas dedicated (non share). Sementara teknologi nir kabel kapasitasnya terbatas oleh alokasi frekuensi dan digunakan secara berbagai pakai (sharing) dan karenanya lebih banyak ditujukan untuk jenis layanan distribusi last mile (ke end user) retail.

Perbedaan teknologi, media akses, kapasitas, layanan dan kualitas adalah faktor yang menentukan besarnya investasi dan biaya yang harus dikeluarkan. Untuk mementukan pilihan teknologi dan layanan akses Internet, harus memahami, memperhatikan dengan cermat dan membandingkan penawaran setiap penyedia layanan terutama dalam hal kapasitas dan kualitas (termasuk penjelasan rinci maksud istilah dan terminologi yang digunakan), umumnya dispesifikasikan dalam QoS (Quality of Services), SLA/SLG (Service Level Agreement/Service Level Guarantee) agar tidak terjadi kesalahan persepsi yang mengakibatkan kesenjangan antara tingkat kebutuhan, harapan kualitas dan biaya.

Pada dasarnya yang QoS adalah serangkaian metode manajemen aliran data berdasarkan kapasitas saluran sesuai standar layanan tertentu. Dalam QoS harus dipahami dan dicermati konsep dan jenis suatu layanan, apakah bersifat on demand (berdasarkan permintaan dan atau quota tertentu), dedicated (terus-menerus), konsep shared access (berbagi pakai) dan konsep garansi layanan (CIR – Committed Information Rate dan EIR – Excess Information Rate). Demikian juga apa yang dimaksud dengan istilah dan terminologi terkait seperti burst, bandwith, speed, latency/delay, troughput dsb. Pemahaman ini akan digunakan sebagai dasar pemilihan layanan akses Internet sesuai kebutuhan dan kemampuan investasi dan pembiayaan.

Di sisi internal harus didefinisikan tingkat kebutuhan dan ekspektasi (harapan) pengguna. Spesifikasi akses Internet yang diharapkan mungkin akan berbeda pada setiap bagian, sehingga dalam memilih akses Internet harus mempertimbangkan layanan yang paling fleksibel. Atau bila spesifikasi akses yang dibutuhkan sangat kompleks, perlu dipilih layanan dedicated dan selanjutnya dilakukan distribusi dan pengaturan QoS sendiri ke setiap bagian sesuai dengan spesifikasi akses Internet masing-masing. Untuk itu diperlukan kemampuan teknis dan manajemen di tingkat internal untuk melaksanakan QoS ini secara mandiri, tidak tergantung kepada layanan penyedia jasa. Konsekuensinya investasi mungkin akan bertambah (karena dibutuhkan perangkat dan tools baru) dan juga biaya operasional (untuk rekrutmen SDM, monitoring dan perawatan).

Faktor mendasar yang menentukan keputusan pemilihan akses Internet dan konsekuensi investasi dan pembiayaan adalah capacity planning (perencanaan kapasitas). Perencanaan kapasitas ditentukan oleh tingkat kebutuhan pengguna (sesuai work load – beban kerja) dan harapan tingkat kenyamanan.

Beban kerja dengan mudah dapat diketahui dengan mencermati job description, fungsi, wewenang dan tanggung jawab serta perilaku akses Internet setiap bagian atau setiap individu pengguna. Sedangkan tingkat kenyamanan ditentukan berdasarkan kewajaran (standar) tergantung jenis aplikasi yang paling banyak digunakan. Misalnya, tingkat kewajaran untuk akses web text based adalah sekitar 4 kbps per sesi (transaksi), untuk akses graphics/dynamic web sekitar 8 kbps per sesi dan akses multimedia sekitar 16 kbps per sesi. Sedangkan untuk chat/messenger adalah sekitar 4 kbps per sesi, daily mail juga sekitar 4 kbps per sesi. Namun sejumlah aplikasi untuk aktivitas di bagian tertentu mungkin membutuhkan kapasitas yang sangat tinggi, misalnya untuk upload/transfer data secara periodik, update content web, in house hosting service (web, mail, database dsb.).

Umumnya, dalam perencanaan kapasitas tingkat kebutuhan setiap aplikasi ini kemudian dipisahkan dalam beberapa klasifikasi (umum dan khusus) dan ditentukan berdasarkan rata-rata (average). Bila memungkinkan, berdasarkan perbandingan biaya, sejumlah aplikasi khusus sebaiknya dialihkan pada jenis layanan yang berbeda sehingga tercapai efisiensi.

Misalnya, untuk memenuhi kebutuhan aplikasi umum sebenarnya hanya dibutuhkan kapasitas akses 128 kbps on demand dengan QoS kelas shared access dengan biaya 5 juta rupiah per bulan. Namun karena ada kebutuhan khusus in house hosting (web dan mail), dibutuhkan kapasitas akses 512 kbps dedicated dengan QoS CIR dengan biaya 15 juta rupiah per bulan. Untuk mendapatkan efisiensi pembiayaan maka kebutuhan khusus dialihkan pada jenis layanan lain yaitu co location service di sebuah data center dengan biaya 5 juta per bulan dengan kapasitas 512 kbps dedicated dan QoS CIR. Sehingga total pembiayaan untuk akses Internet dapat direduksi ke angka 10 juta rupiah per bulan.

Perilaku akses Internet pengguna juga sangat menentukan kewajaran rasio kapasitas. Misalnya, perlu dianalisa bahwa tidak semua orang memakai Internet pada jam kerja dan rasio kemungkinan penggunaan saluran pada waktu yang bersamaan cukup rendah (misalnya hanya sekitar 25%), maka kapasitas yang dibutuhkan tentu tidak linier (berbanding lurus) dengan jumlah terminal. Sehingga, dengan contoh kondisi di atas, bila ada 30 terminal dengan preferensi tingkat kenyamanan rata-rata 8 kbps, seharusnya dibutuhkan kapasitas akses Internet sebesar 256 kbps (8 kbps x 30). Namun karena diketahui rasio penggunaan saluran pada saat yang bersamaan hanya sekitar 30% maka kebutuhan kapasitas akses Internet aktual yang efektif adalah hanya sekitar 64 kbps (25% x 256 kbps).

Selain perilaku akses pengguna, jenis aplikasi yang dominan digunakan juga menjadi faktor penentu dalam perencanaan kapasitas. Misalnya, aplikasi dominan yang digunakan adalah chat/messanger dan daily email, untuk 30 komputer dengan efektifitas 50%, maka dibutuhkan kapasitas 64 kbps (4 kbps x 30 x 50%). Apabila aplikasi yang dominan digunakan adalah untuk akses text based dan graphics web statis dengan efektifitas 50%, maka akan dibutuhkan kapasitas 128 kbps (8 kbps x 30 x 50%), namun ada solusi teknologi untuk mereduksi kapasitas dan meningkatkan efisiensi saluran dengan teknologi cache dan web acceleration. Terutama bila diketahui bahwa ternyata pengguna banyak mengakses web yang sama dengan probabilitas hingga 25%, maka cache proxy dapat mereduksi kapasitas akses hingga 96 kbps (128 kbps x 75%).

Server Jaringan

Seiring dengan meningkatnya aktivitas dan kompleksitas aplikasi yang memanfaatkan jaringan lokal serta proyeksi perencanaan kapasitas perangkat keras, umumnya akan dibutuhkan solusi server internal. Server ini akan menjalankan fungsi terutama sebagai domain controller/directory services, network monitoring dan management, storage network, database dan host untuk aplikasi layanan jaringan (misalnya groupware). Server internal akan meningkatkan efisiensi kapasitas di tingkat pengguna dan kolaborasi antar pengguna sekaligus memudahkan integritas, perawatan, keamanan (termasuk backup) data.

Aspek Manajemen

Fasilitas TIK memerlukan manajemen tersendiri untuk mengelola kinerja dan keberlangsungan serta untuk mencegah dan menanggulangi berbagai permasalahan, termasuk melakukan improvement berdasarkan riset dan pengembangan. Berikut sebagian fungsi utama manajemen TIK untuk SOHO:

- Menyusun fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam bentuk struktur organisasi dan job description serta program kerja (termasuk anggaran yang dibutuhkan) untuk seluruh aktivitas yang terkait dengan pemanfaatan TIK.

- Menyusun Standard Operating Procedures (SOP) sebagai dasar tata cara pemanfaatan fasilitas TIK sekaligus sebagai antisipasi atau pencegahan terhadap kemungkinan kesalahan prosedur, celah keamanan dan kelemahan sistem. SOP disusun berdasarkan analisa perilaku pengguna dan juga kelemahan sistem serta prosedur teknis baku yang disyaratkan oleh perangkat atau aplikasi.

- Inventarisasi, secara periodik melakukan assesment untuk mengetahui perkembangan tingkat kebutuhan, perencanaan kapasitas, pengembangan dan peningkatan sistem termasuk aplikasi serta implementasi teknologi yang paling tepat sesuai kebutuhan.

- Monitoring, secara terus menerus memantau aktivitas dan kinerja jaringan untuk mengetahui dan melakukan pencegahan maupun tindakan yang diperlukan apabila terjadi anomali atau masalah dan melakukan improvement (tune up) secara periodik untuk menjaga performa jaringan.

- Perawatan dan pengecekan kondisi, secara periodik dilakukan mulai dari fisik hardware, cabling, hingga aplikasi untuk menjaga performa jaringan agar tetap berada dalam kondisi terbaik serta berfungsi sebagai deteksi dini terhadap kemungkinan terjadinya masalah di masa depan akibat dari pemakaian, umur perangkat maupun gangguan eksternal (seperti hama, lingkungan dsb.).

- Evaluasi dan pelaporan, sangat penting dilakukan secara periodik untuk mengetahui kinerja dari jaringan termasuk manajemen itu sendiri dan melakukan antisipasi serta memberi alternatif solusi terhadap permasalahan yang sering terjadi maupun situasi khusus, terutama untuk menghadapi perubahan dan peningkatan beban kerja, kapasitas maupun ketersediaan perangkat dan teknologi.

- Pengamanan, baik secara fisik seluruh perangkat yang menjadi tanggung jawabnya maupun data (integritas, back up, disaster recovery) serta melakukan proyeksi trend, antisipasi, pencegahan, penanggulangan terhadap kemungkinan berbagai ancaman baik di sisi internal maupun eksternal

- Pembaharuan, secara periodik dan bertahap melakukan pembaharuan secara selektif maupun keseluruhan berdasarkan proyeksi tingkat kebutuhan, trend perkembangan aplikasi dan teknologi serta beban kerja di masa depan.

- Technical support, memberikan dukungan dan pelayanan teknis kepada pengguna termasuk untuk melakukan instalasi, konfigurasi, upgrade dan perubahan yang diperlukan sesuai kebutuhan.

Aspek SDM

Tulang punggung aktivitas dan fasilitas TIK adalah SDM, maka perlu penataan dan pengelolaan yang berkelanjutan sesuai dengan tingkat kebutuhan dan perkembangan ke depan. Berikut sejumlah hal yang harus dilakukan untuk menata dan mengelola SDM:

- Assesment, secara periodik dilakukan untuk menganalisa performa SDM dalam memenuhi beban kerja dan kebutuhan organisasi pengguna TIK.

- Standarisasi keterampilan SDM, diperlukan untuk memenuhi tuntutan beban kerja, infrastruktur, aplikasi dan manajemen TIK dan memudahkan alokasi, distribusi dan penugasan SDM.

- Product Knowledge dan Technology Update, secara periodik juga perlu dilakukan sesuai dengan trend dan road map perangkat dan aplikasi TIK yang digunakan dan proyeksi pengembangan.

- Pelatihan & Workshop, baik untuk SDM pengelola maupun para pengguna agar senantiasa dalam kondisi dan performa serta tingkat penguasaan TIK yang tertinggi sehingga dapat meningkatkan produktifitas yang diharapkan.

Struktur dan Manajemen TIK

Pemanfaatan TIK adalah sebuah bidang kerja dengan cakupan aktivitas yang sangat luas dan masuk ke semua lini manajemen organisasi sebagai sarana pendukung produktifitas. Sehingga struktur TIK bersifat responsif, fleksibel dan memiliki otoritas untuk mengendalikan operasional dan menentukan kebijakan yang terkait dan mampu mengikat seluruh pengguna. Karena aktivitasnya yang strategis ini, maka struktur TIK biasanya ditempatkan langsung di bawah kendali top management dengan seorang koordinator yang membawahi beberapa fungsi seperti infrastruktur, aplikasi, manajemen dan litbang.

Model yang sesuai dengan tuntutan aktivitas yang dinamis seperti dalam pemanfaatan TIK ini adalah organisasi fungsional yang mandiri dengan hanya sedikit hierarki. Model ini menitikberatkan pada fungsi yang diterjemahkan dari job description. Hierarki dan jabatan ditempati oleh fungsi, bukan individu, kecuali koordinator tim. Sehingga anggota organisasi tidak harus berada dalam satu posisi, bisa berpindah dan mengambil alih fungsi lain sesuai kebutuhan. Sehingga SDM dapat didistribusikan secara merata, memudahkan penugasan dan menonjolkan produktifitas yang tinggi, efektifitas dan efisiensi pekerjaan. Sedangkan beban dan program kerja dikelola secara kolektif berdasarkan skala prioritas. Model fungsional membutuhkan standar kompetensi SDM yang merata.

Contoh Job Description TIK

Koordinator Tim TIK, bertanggung jawab langsung kepada Direksi dan melakukan koordinasi dengan jajaran Manajer dan Divisi kerja. Melakukan koordinasi Tim dan melakukan delegasi wewenang serta penugasan kepada anggota Tim. Melaksanakan monitoring aktivitas, penugasan dan pengawasan serta memberikan arahan untuk menjamin produktifitas dan performa tim. Melakukan improvement dengan memberikan motivasi kepada anggota melalui dinamika organisasi. Melakukan evaluasi secara periodik dan memberikan pelaporan kepada Direksi. Melakukan analisa kebutuhan, merencanakan, mengajukan dan mengelola serta mempertanggungjawabkan anggaran TIK.

Bidang Infrastruktur, bertanggung jawab langsung kepada Koordinator Tim dan melakukan koordinasi dengan jajaran teknis terkait dengan ruang lingkup tugasnya. Melakukan koordinasi kerja dengan Bidang Aplikasi, Bidang Manajemen dan Bidang Litbang. Bertanggung jawab terhadap operasional infrastruktur yang meliputi aktifitas monitoring, perawatan fisik, perbaikan, upgrade, pembaharuan, perubahan dan menyusun SOP terkait. Melakukan improvement infrastruktur untuk menjaga performa dan produktifitas. Melakukan inventarisasi, analisa, perencanaan, evaluasi dan pelaporan periodik. Merencanakan, mengajukan dan mengelola serta mempertanggungjawabkan anggaran infrastruktur.

Contoh SOP Penanggulangan Virus, Malware/Spyware dan Spam Pada Terminal Client

- Setiap terminal harus melakukan instalasi anti virus, anti trojan, anti malware/spyware, personal firewall dan anti spam (yang sudah ditentukan oleh Tim TIK).
- Setiap terminal harus menyesuaikan konfigurasi setiap tools yang digunakan sesuai spesifikasi penggunaan aplikasinya dan melakukan update – periodik (sesuai SOP update aplikasi dan tools).
- Pengguna harus bertanggung jawab untuk melakukan scanning periodik dan menyeluruh pada terminalnya (sesuai SOP scanning terminal).
- Pengguna dilarang melakukan download dan instalasi software yang belum diverifikasi oleh Tim TIK dan dilarang melakukan penambahan software, perubahan konfigurasi tanpa ijin dari Tim TIK.
- Download dan instalasi software tambahan harus mengikuti SOP penambahan aplikasi.
- Pengguna dilarang membuka email selain dalam format text dan membuka file attachment yang belum diverifikasi oleh tools antivirus, malware/spyware atau oleh Tim TIK dan harus mengaftifkan anti spam pada mail client yang digunakan (perhatikan SOP penggunaan email).
- Pengguna dilarang menggunakan email account dan aplikasi email client di luar email account dan aplikasi email client resmi yang sudah ditentukan oleh Tim TIK pada terminalnya.
- Pengguna wajib melaporkan kepada Tim TIK apabila menemukan material yang dicurigai sebagai virus, trojan, malware/spyware dan spam.

Contoh Program Kerja TIK

Program Kerja Bidang: Infrastruktur
Nama Program: Pengadaan dan Instalasi Infrastruktur LAN
Deskripsi Program: Mengganti infrastruktur LAN eksisting berbasis nir kabel dengan solusi kabel

Rekomendasi Program: Hasil assesment dan evaluasi kinerja infrastruktur tahun 2005, hasil analisa dan proyeksi pengembangan infrastruktur tahun 2005 menghasilkan kesimpulan: infrastruktur yang ada (berbasis nir kabel) kinerjanya semakin menurun dan mengganggu produktifitas, tidak dapat menampung kebutuhan kapasitas dan tuntutan aktivitas serta pengembangan sehingga harus diganti dengan solusi berbasis kabel yang kapasitasnya lebih besar

Rincian Kegiatan: perencanaan kapasitas dan desain topologi, rancangan lay out fisik, pilihan produk dan teknologi, penyusunan Bill Of Quantity (tabel kebutuhan, spesifikasi, kuantitas dan harga barang), pengadaan, instalasi, konfigurasi, uji coba operasional, product knowledge dan update teknologi, pelatihan operasional untuk pengguna

Jadwal Kegiatan: Tabel waktu kegiatan
Alokasi SDM: Tabel alokasi SDM
Usulan Anggaran: Tabel BOQ.